廣州行政工作統籌管理

【上課時間】2022年8月20-21日

【培訓對象】部門主管、部門經理、總經理高級秘書、辦公室秘書等中層管理干部

主講老師：舒老師

舒老師 

?工商管理學博士；

?高級經濟師；

?中山大學工商管理學院、華南理工大學工商管理學院、美國管理技術大學MBA、EMBA特聘專家；

?清華大學繼續教育學院和美國阿拉莫系統授證培訓師；

?MTP授證講師；

?曾系統接受過美國管理協會（AMA）的專業培訓；

?曾任境外上市公司高管十余年，歷任副總經理、行政總監、人力資源總監、客戶服務總監。

?二十年企業管理和專業講師經驗，良好的教育背景。曾長期致力于團隊管理、客戶服務管理、行政管理、員工培訓管理工作，屬于實戰型講師。

課程背景

行政管理是企業的中樞神經系統。行政管理的廣度，涉及到一個企業運作的全部過程；行政工作的深度，又關乎到企業各個板塊的管理效率，還有許多局外人難以想象的細枝末節。企業的行政管理如此重要，卻很少人能以統籌的思維來開展工作，或者是有想法，沒辦法。

面對大量繁瑣的事務性工作，如何擺脫被動局面，主動掌握工作節奏，從容應對突發問題，有效協調各方資源，使行政工作真正成為經營管理的好幫手，舒老師以其豐富的管理經歷和實戰型講師的引導能力，幫助行政管理者排除上述困惑。

課程大綱

一單元：關于行政統籌的基本認知

（一）當前環境下行政管理的轉型

1、從管家型到樞紐型

2、從經驗管理到科學管理

3、從被動執行到主動推進

（二）行政統籌的績效價值

1、協調的功能

2、優化的功能

3、執行的功能

4、服務的功能

（三）行政管理工作的困擾及其應對

1、工作內容和效果的無形性

2、任務的被動性和突發性

3、外界對其管理效果評價的主觀性

4、管理特征的政策性和協調性

（四）行政統籌管理的領域

1、硬件—辦公環境、辦公設施、后勤資源

2、軟件—管理效率、工作流程、預見性管理

3、人員—工作心態、服務意識、習慣、個性

（五）審視行政部門存在的價值

1、努力發現業務部門的需求- 避免被邊緣化

2、努力滿足企業運作的核心需求－被高層所依賴

3、努力創造企業和業務部門的需求－凸顯自身價值

第二單元：企業運營的統籌管理

（一）事務性工作的統籌管理體系

1、建立管理法規

2、量化管理標準

3、制作點檢工具

4、完善抽查記錄

（二）辦公環境的統籌管理

1、辦公環境管理的特點和難點

?繁雜、瑣碎、重復性強

?突發性、被動型

?智能化管理的作用有局限 

2、如何保證管理的有效性

?使任務可視化－除去感覺和經驗導致的盲區

?制作管理工具－降低檢查和監督的成本

?建立工作標準－保證執行過程的可操行性

3、有效管理標準的特征

?可衡量－能夠量化到點

?可檢驗－不能產生爭議

?可追溯－便于檢查監督

4、管理效果的檢驗

?復雜的事情簡單化 

?簡單的工作流程化

?讓經驗可以復制

?降低對人的依賴

5、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷

演練：管理工具的演示及制作

案例：洗手間管理文化

（三）其他行政事務的管理規范

1、飯堂管理規范（作業、衛生、安全、采購）

2、保安管理規范（培訓、安全、工作標準）

3、公務車管理規范（司機培訓、考核）

4、前臺管理規范（禮儀、標準化）

（四）會議籌劃與管理

1、會議的行政籌劃與準備

?企業會議類型

?各類會議的籌劃要點

?會議席位的禮賓次序

?為效果服務的幾種會場模式

2、行政例會效果的管理與控制

?摩氏會議效果評鑒法

?科學的會議紀要模板

?會議決議的跟進和督辦

3、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷

第三單元：跨部門工作任務的統籌管理

（一）行政溝通協調的困擾和難點

1、垂直指揮系統的作用有限，缺乏強制力

2、職能分工不合理，導致部門利益沖突

3、職權劃分不清晰,有責任盲點或空白區

4、組織資源稀缺，導致無序競爭和掠奪

5、人性的弱點--盡可能把責任推給他人

（二）科學管理的思路與方法

 1、科學代替經驗，用清晰的工作流程避免責任的盲區

2、理性代替感性，用清晰的任務劃分避免部門間推諉

 3、高效率代替隨意性，用重組和優化手段避免工期延誤

（三）情景演練：企業年會統籌策劃案

科學的會議統籌流程

1、分解任務－使大型任務變成每一項清晰具體的活動

2、制作工作包－明確各協作部門的管理責任和資源配置

3、制作管理網絡圖－各項任務的完成時限和相互制約的關系清晰化

4、關鍵任務管理— 保證監督檢查和特殊問題統籌到位

第四單元：有效的行政溝通與協調 

（一）構建企業的溝通網絡—提升部門管理威信

1、建立清晰的管理系統－明確企業的匯報關系

2、健全正式溝通路線－保證信息的權威性和嚴肅性

3、建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張

（二）有效的對上溝通－獲得領導信任

1、學會聽懂上級說話，不要想當然

2、問好問題，了解領導的真正需求

3、有效表達，提高建議的采信率

4、積極互動，引導上級的正確思路

5、主動補臺，適應不同上級的行為風格

6、嚴格職場操守，不參與辦公室政治

7、承接任務三步驟

8、工作匯報四原則

9、接受指令五步法

（三）有效的橫向溝通－獲得他人支持

1、用好非職務權力，增強個人影響力

2、分析對方的利益，啟動對方需求

3、踩住對方的動力點，銷售你的主張

4、了解并消除對方顧慮，促使對方參與

5、衡量雙方優先級，找到大公約數

第五單元：行政管理案例和工具

課程內容總結與回顧